معماری و شهرسازی

برنامه مدیریت ریسک پروژه /فعالیت های مربوط به مدیریت ریسک در یک پروژه خاص چگونه باید انجام شود.

برنامه مدیریت ریسک پروژه

برنامه مدیریت ریسک، مشخص میکند که فعالیت های مربوط به مدیریت ریسک در یک پروژه خاص چگونه باید انجام شود.

در این یادداشت، اطلاعاتی را که ضروری است در این برنامه به آنها اشاره شود آورده شده است.

این برنامه موارد زیر را در بر دارد:

متدولوی: این بخش تعیین می کند که شما چگونه مدیریت ریسک را برای یک پروژه خاص انجام می دهید.

به یاد داشته باشید که این برنامه باید با نیازهای پروژه منطبق باشد.

پروژه های با اولویت کم نیازمند فعالیت های کمتری برای مدیریت ریسک هستند تا پروژه‌های با اولویت بیشتر.

نقش‌ها و مسئولیت ها: چه کسی چه کاری را انجام خواهد داد؟

آیا تا به حال به این فکر کرده اید که افرادی که عضو تیم پروژه نیستند هم ممکن است

نقش ها و مسئولیت هایی در قبال مدیریت ریسک داشته باشند.

بودجه: این بخش عبارتست از هزینه فرآیندهای مدیریت ریسک.

بله، شما باید هزینه انجام مدیریت ریسک را در نظر داشته باشید،

ولی به خاطر داشته باشید که مدیریت ریسک با جلوگیری یا کاهش تهدیدات و یا افزایش فرصت‌ها باعث صرفه جویی در زمان و هزینه می‌شود.

زمانبندی: این بخش مشخص می کند که چه زمانی باید مدیریت ریسک در پروژه انجام شود.

مدیریت ریسک باید در زودترین زمانی که بتوانید ورودی‌هایی را به آن بدهید آغاز شود

و باید در طول عمر پروژه تکرار شود،

زیرا با پیشرفت پروژه ممکن است ریسک‌های جدیدی شناسایی شوند و یا درجه اهمیت ریسک ها تغییر کند.

برنامه مدیریت ریسک پروژه /فعالیت های مربوط به مدیریت ریسک در یک پروژه خاص
برنامه مدیریت ریسک پروژه /فعالیت های مربوط به مدیریت ریسک در یک پروژه خاص

دسته‌بندی ریسک ها:

به مدارک قبلی و یا سایر منابع نگاهی بیاندازید

تا بتوانید لیستی از منابع ایجاد ریسک و یا حوزه های بروز ریسک را که افراد مختلف در پروژه های قبلی با آن مواجه شده اند را پیدا کنید.

تعاریف مربوط به احتمال و شدت اثر:

آیا منظور همه از عدد ۷ در تعیین احتمال ریسک در فرآیند تجزیه و تحلیل کیفی ریسک یکی است؟

از نظر افراد ریسک گریز، عدد ۷ بسیار زیاد است در حالیکه از نظر افراد ریسک پذیر این عدد خیلی زیاد نباشد.

تعاریف و همچنین ماتریس احمال- اثر، این تفاسیر را استاندارد کرده و همچنین کمک می کند که بتوانید ریسک ها بین پروژه ها مقایسه کنید.

حدود تحمل ذینفعان: اگر ذینفعان تحمل کمی نسبت به ریسک افزایش هزینه داشته باشند،

چه اتفاقی می افتد؟ این اطلاعات باعث می شود که اثرات هزینه ای ریسک ها بیشتر مد نظر قرار گیرد.

حدود تحمل باید در طول فرآیند آغازین پروژه و مراحل بعدی شفاف شود.

فرمت‌های گزارش دهی: عبارتست از هرگونه گزارشات مربوط به مدیریت ریسک که باید استفاده شود

و اینکه چه چیزهایی را باید در بر داشته باشند.

پیگیری: بدین معناست که چگونه فرآیند مدیریت ریسک پایش شده و اتفاقاتی که می افتد چگونه مستند سازی خواهد شد.

برگرفته از کتاب: Rita Risk Management

 

صادق روزبهی
مدرس و مشاور مدیریت پروژه موسسه آریانا

دلایل شکست پروژه…

دلایل گوناگونی برای شکست یک پروژه وجود دارد،

ولی مدیر پروژه نباید از این بابت نگران شود

چرا که بیشتر این دلایل می توانند تحت کنترل وی باشند و از این بابت جای امیدواری است.

١- منابع ناکافی (Insufficient resource)
٢- مهلت های غیر ممکن (Impossible deadlines)
٣- ارتباطات ضعیف (Poor communication)
۴- عدم تمرکز (Lack of focus)
۵- دلگرمی ضیعف (Low morale)
۶- پشتیبانی ناکافی (Insufficient support)
٧- خزش محدوده پروژه (Scope creep)
٨- چارچوب زمانی طولانی (Lengthy timeframes )
٩- نبود ابزار مناسب (Lack of tools)
١٠- عدم مشارکت مشتری(Customer involvement)

۱- منابع ناکافی (Insufficient resource)

مدیر پروژه گاهی در شروع پروژه منابع و بودجه ناکافی به پروژه اختصاص می دهد.

مدیر پروژه باید میزان منابع و بودجه کافی که نیاز دارد و آنها را در اختیار ندارد به سرمایه گذار (حامی) پروژه بدون فوت وقت اطلاع دهد.

۲- مهلت های غیر ممکن (Impossible deadlines)

در برخی از موارد مهلت های پروژه دستیافتنی نیستند.

در چنین مواردی مدیر پروژه باید این موضوع را با حامی پروژه مطرح کرده و وی را توجیه نماید تا بتواند زمانبندی این مهلت ها را منطقی نماید.

۳- ارتباطات ضعیف (Poor communication)

مدیر پروژه در تشریح وضعیت پروژه به اعضای پروژه و حامی پروژه ناموفق است

و همه فکر می کنن که پروژه به خوبی در حال پیشرفت است تا اینکه نتایج مورد انتظار در مهلت های از پیش تعیین شده بدست نمی آید.

مدیر پروژه باید بی درنگ و از همان ابتدای پروژه تمامی لغزش ها را گزارش دهد و آن ها را پنهان نسازد.

در این صورت به ذینفعان پروژه این فرصت را داده می شود تا برای بازگشت به وضعیت مناسب به مدیر پروژه کمک کنند.

۴- عدم تمرکز (Lack of focus)

هنگامی که گروه پروژه نمی دانند چه انتظاری از آنها وجود دارد،

تمرکز خود را روی پروژه از دست می دهند. از آنها خواسته می شود تا وظیفه ای را انجام دهند

ولی به آنها گفته نمی شود چه چیزی و در چه زمانی مورد نیاز است.

هر یک از اعضای پروژه باید هدف مشخصی برای برآورده شدن داشته باشند.

آنها باید مهلت برای کارهایشان داشته باشند

و مدیر پروژه باید میزان پیشرفت کارهای محوله به آنها را در هر مرحله از پروژه پایش و اندازه گیری نماید.

۵- دلگرمی ضیعف (Low morale)

حین پیشرفت پروژه اگر دلگرمی به گروه پروژه داده نشود آنها انگیزه ای نخواهند داشت.

وقتی مدیر پروژه از گروه پروژه رعایت چارچوب های زمانی را انتظار دارد باید انگیزه کافی برای پیشرفت پروژه را نیز ایجاد نماید.

همچنین مدیر پروژه باید به خودش نیز انگیزه قوی بدهد.

تنها با سلامت بخشیدن، آرامش خاطر دادن و ایجاد انگیزه واقعی مدیر پروژه می تواند این دلگرمی را به دیگران در گروه پروژه اعطا نماید.

۶- پشتیبانی ناکافی (Insufficient support)

مدیر پروژه معمولا از حمایت ناکافی حامی پروژه برخوردار است.

هیچ کس نیست تا برای حل مسایل پروژه یا تامین منابع بیشتر در مواقع ضروری کمک کند.

در موارد این چنینی مدیر پروژه باید موضوع را با حامی پروژه در میان گذشته و با او به طور شفاف و رک گفتگو کند و آنچه را که مورد نیاز است به او یادآوری نماید.

۷- خزش محدوده پروژه (Scope creep)

گستره کاری پروژه معمولا تغییر می کند،

به طوری که مدیر پروژه قادر نخواهد بود با انتظارات ثابتی روبرو باشد.

گستره کاری پروژه باید به طور شفاف تعریف شود

و سپس طی فرآیندی مشخص تغییرات درخواست شده به طور رسمی تایید شوند.

۸- چارچوب زمانی طولانی (Lengthy timeframes)

دامنه زمانی پروژه ممکن است به سادگی طولانی شود.

هر گاه نیازمندی های مشتری زمان بندی پروژه را تغییر دهد،

مدیر پروژه باید پروژه را به پروژه های کوچک و قابل تحویل تفکیک نماید.

۹- نبود ابزار مناسب (Lack of tools)

فقدان ابزاهای مناسب برای انجام وظایف پروژه می تواند باعث بروز مسایل گوناگونی شود.

استفاده از ابزارهای کیفیت خوب مانند الگوها، فرآیندها و یک روش شناسی برای پروژه، پروژه را با موفقیت همراه خواهد ساخت.

۱۰- عدم مشارکت مشتری (Customer involvement)

به مشارکت نگرفتن مشتری باعث بروز خطاهای مهلکی در پروژه می شود.

مدیر پروژه باید مشارکت مشتری را حین اجرای پروژه به منظور حصول اطمینان از اینکه نیازمندی ها وی تامین می گردد، جلب نماید.

این نکته مهم را باید به یاد داشت چنانچه مشتری راضی باشد پروژه موفقیت آمیز تلقی می گردد.

١٦ویژگی مشترک مدیران برتر جهان:

١- مايل به کسب موفقيت
۲- ظاهری مرتب و آراسته
٣- غرور شغلی
٤- مهارت در ارتباطات
٥- صداقت و صراحت
٦- داشتن حافظه خوب
٧- ظرفیت کار سنگین
٨- تصمیمات عاقلانه
٩- اتکا به خود
١٠- غلبه بر ترس
١١- دوراندیشی و ریسک پذیری
١٢- سالم بودن
١٣- انتقادپذیری
١٤- ایجاد انرژی مثبت
١٥- تمایل به ارزشیابی از خود
١٦- علاقه به ديگران

برچسب ها

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

بستن
بستن